Ist es dir schonmal passiert, dass eine E-Mail im Posteingang untergegangen ist? Oder kommst du vor lauter E-Mail-Bearbeitung garnicht zu deinen eigentlichen Aufgaben?

In diesem Artikel stelle ich dir eine Methode vor, mit der dir das nie wieder passiert. Diese Methode heißt Inbox Zero. Oft ließt man auch Zero Inbox, aber damit ist das gleiche gemeint.

Inbox Zero: Der Posteingang ist immer leer. Wirklich immer!

Ich bin immer schockiert, wenn ich sehe, wie viele E-Mails Freunde und Kollegen in ihrem Posteingang liegen haben. Der Posteingang ist oft Eingang und Archiv in Einem. Früher war es bei mir genau so. Und ich war nicht glücklich damit.

Zwar sehen viele E-Mails total wichtig und geschäftig aus, aber mit Produktivität hat das nix mehr zu tun. Immer, wenn ich eine bestimmte E-Mail gesucht habe, musste ich mich durch den ganzen Posteingang wühlen. Oft habe ich schlicht vergessen, dass noch eine wichtige E-Mail vergebens auf ihre Bearbeitung wartete.

Darüber hinaus lenkten mich die ganzen alten E-Mails ab, weil ich mir nie sicher war, was noch bearbeitet werden musste.

Ich habe dann angefangen, E-Mails direkt zu bearbeiten und aus dem Posteingang zu entfernen. Später habe ich festgestellt, dass es etwas gibt, dass sich Inbox Zero nennt.

Und diese Methode treibt meine Praxis auf die Spitze.

Was ist denn dieses Inbox Zero?

Eigentlich könnte ich hier schon aufhören. Der Name sagt alles. Dein Posteingang soll immer leer sein. Auf 0 sozusagen. Daraus folgt, dass du jede eingehende E-Mail genau einmal bearbeiten musst.

Für jede E-Mail gibt es exakt sechs Möglichkeiten. Bei jeder E-Mail entscheidest Du dich für eine davon:

1. Löschen
2. Weiterleiten (Delegieren)
3. Archivieren
4. Sofort beantworten
5. In “Später” verschieben
6. Als Aufgabe formulieren

Wenn Du meinen “Getting Things Done”-Artikel gelesen hast, wirst du hier viele Parallelen erkennen. Und das ist auch genau der Grund, wieso diese beiden Methoden perfekt zusammenpassen.

Ich werde dir diese sechs Möglichkeiten gleich im Detail erläutern. Merke dir aber die Folgenden zwei Gebote von Inbox Zero:

1. Jede E-Mail wird nur einmal angefasst.
   In dem Moment, in dem du eine E-Mail siehst, wird sie direkt gemäß der oben genannten Möglichkeiten abgearbeitet. Daraus folgt:
2. Der Posteingang ist immer leer.
   Immer, wenn du dein E-Mail-Programm schließt und immer nachdem du deinen Posteingang durchgegangen bist, ist der Posteingang komplett leer.

Damit du das zuverlässig erreichen kannst, erkläre ich dir nun die sechs Methoden.

1. Löschen

Eigentlich selbstverständlich. Spam direkt löschen. Aber nicht nur Spam!

Viele E-Mails haben einen rein informativen Charakter. Oft reicht “Zur Kenntnis nehmen” und weiter machen. Diese E-Mails kannst du direkt löschen. Häufig sind sie eh innerhalb weniger Stunden oder Tage obsolet, da sie sich auf einen bestimmte Situation beziehen.

Alles, was keine Aktion erfordert und auch nicht wichtig ist, solltest du direkt löschen. Habe keine Angst davor! Normalerweise hast du im E-Mail-Programm noch ein Mülleimer-Postfach. Solltest du wirklich mal zu viel gelöscht haben, kriegst du es schnell wieder.

2. Weiterleiten

Nicht immer kannst oder willst du alles selber erledigen, was an dich herangetragen wird. Wie auch bei GTD. Manchmal kannst du die E-Mail auch weiterleiten und dann löschen oder archivieren. Und schon bist du sie los.

Wenn du Getting Things Done einsetzt, kannst du dir auch überlegen, diese Möglichkeit mit der Möglichkeit 6 (Als Aufgabe formulieren) zu kombinieren. Dein GTD-System kann dich dann auch daran erinnern, bei Zeiten nochmal nachzuhaken.

3. Archivieren

Das betrifft alle E-Mails, die keine Aktion erfordern, die du aber aus irgendwelchen Gründen nicht löschen möchtest.

Diese E-Mails verschiebst du dann in einen oder mehrere Archiv-Ordner.

Wie du dich in diesem Bereich organisierst, bleibt dir überlassen. Ich habe zum Beispiel für jeden Kunden einen Ordner um so schnell die jeweiligen Konversationen nachvollziehen zu können.

4. Sofort beantworten

“Gehen wir nachher zusammen Mittag essen?”, “Können wir das auch so machen?”, …

Viele E-Mails lassen sich innerhalb von Sekunden oder weniger Minuten bereits vollständig beantworten. Jetzt hast du schon deine Arbeit unterbrochen, um dich mit E-Mails zu beschäftigen. Dann kannst du solche E-Mails auch gleich beantworten.

Als Faustregel gilt hier, dass du immer dann sofort antwortest, wenn die Antwort dich weniger als zwei Minuten kostet. Erkennst du die Parallele zu GTD?

Nach dem Antworten kannst du die E-Mail im übrigen wieder direkt löschen oder archivieren.

5. In “Später” verschieben

Leider gibt es auch E-Mails, deren Beantwortung deutlich aufwändiger ist. Nicht immer hast du direkt beim Lesen die Zeit, ausführlich zu antworten.

Das ist jedoch kein Grund, die E-Mail im Posteingang zu lassen. Du legst den kryptischen Brief vom Finanzamt doch auch nicht zurück in den Briefkasten, nur weil du keine Zeit hast, dich damit auseinander zu setzen. Oder?

Für solche E-Mails solltest du ein Postfach “Später” haben. Die E-Mails werden einfach in dieses Postfach verschoben. Wenn du später mehr Zeit hast, gehst du nur diese E-Mails nochmal durch und arbeitest sie ab.

Wenn sie erledigt sind: Löschen oder archivieren!

6. Als Aufgabe formulieren

E-Mails können natürlich auch Aufgaben enthalten oder andere Aktionen notwendig machen. In diesem Fall solltest du direkt die Aufgaben aus diesen E-Mails ableiten und auf deine Todo-Liste oder besser noch in dein GTD-System einpflegen.

Danach kannst du die E-Mail wieder löschen oder archivieren.

Auf der Arbeit muss ich mit Outlook arbeiten. Am liebsten würde ich eine E-Mail zur Nachverfolgung als Aufgabe ablegen und direkt löschen. Leider geht das in Outlook nicht, da dann auch die Aufgabe gelöscht wird. Ich habe mir deshalb ein weiteres Postfach “Ablage” angelegt, wo alle E-Mails zur Nachverfolgung landen. Von Zeit zu Zeit (etwa einmal im Monat) lösche ich alle E-Mails aus dem Ordner, die bereits erledigt wurden.

Mein Fazit

Ich nutze Inbox Zero bereits seit mehreren Jahren erfolgreich. Zusammen mit Getting Things Done sind wir ein unschlagbares Trio. 😉

Seitdem ich Inbox Zero nutze, arbeite ich viel entspannter und effizienter, da mein Umgang mit E-Mails viel schneller und leichtgewichtiger geworden ist. Außerdem ist für jede E-Mail jederzeit klar, welchen Status sie hat.

Mir ist es seitdem nie wieder passiert, dass ich eine E-Mail vergessen habe. Es macht mir darüber hinaus eine große Freude, den leeren Posteingang zu sehen. Ein voller Posteingang symbolisiert für mich Berge von Arbeit. Inbox Zero hilft mir dabei, alles im Griff zu behalten und kein Chaos entstehen zu lassen.

Wenn du es noch nicht ausprobiert hast: Definitiv ausprobieren!

In meinem nächsten Beitrag zu Inbox Zero werde ich dir acht Tipps geben, mit denen du noch effizienter mit deinen E-Mails umgehst.

Quellen

• Wie ich mit Zero Inbox und GTD effizienter und entspannter arbeite
• Slides zum Zero Inbox Prinzip

Nun zu dir!

Wie organisierst du deine E-Mails? Bist du eher der klassische “Alles-Im-Posteingang-Typ” oder nutzt du Inbox Zero oder eine andere Methode?

Bild: cattu (pixabay.com)