8 Tipps für mehr Ordnung in deinen E-Mails (Inbox Zero)

Ich habe dir in meinem letzten Beitrag zu Inbox Zero erklärt, was Inbox Zero ist und wie diese Methode funktioniert.

In diesem Artikel möchte ich dir acht Tipps mitgeben, die dir helfen, noch effizienter mit deinen E-Mails umzugehen.

1. Habe nur einen Posteingang!

Ich habe 12 E-Mail-Accounts in meiner Mail-Anwendung (Apple Mail) eingerichtet. Aber ich habe nur einen Posteingang.

Natürlich bieten E-Mail-Clients die Möglichkeit, E-Mails nach Accounts getrennt in verschiedene Posteingänge zu verfrachten. Aber das ist tödlich!

Je mehr Accounts du hast, desto mehr Posteingänge musst du regelmäßig durchsehen. Ich hätte dann nicht ein Inbox Zero System, sondern 12.

Besser ist es, alle E-Mails in einem Eingang zusammenlaufen zu lassen und diesen in einem Rutsch abzuarbeiten.

2. Rufe E-Mails so selten wie möglich ab!

Ist es nicht toll, dass E-Mail-Clients die E-Mails per Push empfangen oder minütlich abrufen können? Ja genau richtig: Ist es nicht!

Lange habe ich dem Irrglauben aufgesessen, dass ich E-Mails in der Sekunde erhalten müsste, in der sie versendet werden. Nur so könne ich meine Produktivität maximieren.

Tatsächlich ist das genaue Gegenteil der Fall. Im Schnitt dauert das reine Lesen der E-Mails 15-mal so lange, wenn ich 15 statt einer E-Mail lesen muss. Was aber wirklich viel Zeit kostet, ist der Kontextwechsel. Stell dir dazu einfach die folgende Situation vor:

Du sitzt an einer langwierigen Aufgabe. Du konzentrierst dich. Alle zwei Minuten poppt eine Benachrichtigung auf: „Sie haben Post!“. Das freundliche Mail-Programm zeigt dir außerdem noch den Betreff und die ersten Worte der E-Mail an.

Bereits der Bruchteil einer Sekunde, in der du die Benachrichtigung wahrnimmst, ist Ablenkung. Du benötigst danach wieder Zeit, um deinen vorherigen Gedanken wieder aufzunehmen. Außerdem können diese ständigen Benachrichtigungen auch Stress verursachen. Das ist nicht nur unproduktiv sondern auch ungesund!

Je nach dem, wie schnell dein E-Mail-Verkehr ist, reicht es auch, E-Mail nur alle 30 Minuten oder stündlich automatisch abrufen zu lassen. Dann kommen die Mails nicht so tröpfchenweise, sondern auf einen Rutsch.

3. Definiere feste Zeiten für E-Mails!

Das ständige Mails-Checken macht dich nicht produktiver! Wie oft schaust du in deinen Posteingang und es ist gar nix da? Das ist Zeitverschwendung!

Wenn es dein Umfeld erlaubt, definiere dir feste Zeiten, in denen du deine E-Mails ließt. Zum Beispiel drei Mal am Tag:

  1. Morgens, wenn du mit der Arbeit beginnst.
  2. Nach dem Mittag, wenn du eh gerade etwas schläfrig bist.
  3. Kurz vor Feierabend, so dass du weißt, dass du keine wichtigen Ankündigungen für den nächsten Tag übersiehst.

Nur in den seltesten Fällen ist es wirklich notwendig, seine E-Mails viel öfter zu checken. Zum Beispiel, wenn du im E-Mail-Support arbeitest. 😉

4. Schließe das Mail-Programm erst, wenn der Posteingang leer ist!

Du erinnerst dich: Bei Inbox Zero ist der Posteingang immer leer.

Leider benötigt Inbox Zero, genau wie GTD, eine ganze Menge Disziplin, um dauerhaft zu funktionieren. Mit diesem kleinen Trick wird es aber deutlich einfacher.

Zwinge dich selbst dazu, dein E-Mail-Programm erst zu verlassen, wenn dein Posteingang leer ist. Mache dir klar, wieso eine E-Mail noch im Posteingang liegt. Wenn du jetzt nichts mit ihr anfangen kannst, wieso sollte sich das morgen ändern?

Auf diese Weise lässt du die schlechten Gewohnheiten nicht wieder einreißen und schaffst es, das System langfristig erfolgreich anzuwenden.

5. Verwende automatische Filter und Regeln!

Klar. Einen Spam-Filter verwendet heutzutage fast jeder. Dieser Filter sollte aber unbedingt so konfiguriert sein, dass er E-Mails direkt in den Spam-Ordner verschiebt und nicht nur als Spam markiert und im Posteingang belässt.

Ich erhalte täglich circa doppelt bis dreimal so viel Spam wie wichtige E-Mails. Abends schaue ich kurz in den Spam-Ordner nach, ob dort etwas wichtiges liegt. Danach lösche ich alle E-Mails darin komplett.

Neben dem Spam-Filter gibt es aber auch noch eine andere Möglichkeit, E-Mails automatisch zu sortieren: Filter-Regeln!

Die meisten E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, eigene Regeln zu definieren, mit denen E-Mails anhand des Betreffs, des Absenders oder einem anderen Parameter sortiert werden können.

Das macht Sinn, wenn z.B. irgendein Tool dich mit Änderungsbenachrichtigungen zuspamt. Bei mir ist Jira so ein Tool. Ständig werde ich per E-Mail benachrichtigt, dass irgendjemand irgendetwas geändert hat. In 99,99% der Fälle ist mir das aber egal. Mein Outlook filtert diese E-Mails anhand des Betreffs und verschiebt sie in einen Ordner „Jira“, in den ich von Zeit zu Zeit mal reinschaue.

Immer, wenn du regelmäßig ähnliche E-Mails bekommst, die dich meistens nicht interessieren, macht eine Filter-Regel Sinn. Die Regel kann die E-Mails wahlweise löschen oder in einen besonderen Ordner verschieben.

6. Melde dich von unnötigen Newslettern und Mailinglisten ab!

Hast du dich irgendwann mal in einen Newsletter eingetragen, der dir nie guten Input liefert? Gleich abmelden!

Neben der Frage, wie man die ganzen E-Mails erfolgreich abarbeitet, solltest du dir auch die Frage stellen, wie du die Anzahl der E-Mails reduzieren kannst.

Unnötige Newsletter abzubestellen und aus lästigen Mailinglisten auszutreten, ist ein guter Anfang.

7. Lege einen Ordner „Später“ an!

Als ich dir Inbox Zero vorgestellt habe, bin ich auch kurz auf den Ordner „Später“ eingegangen. Dieser Ordner ist für alle E-Mails, deren Bearbeitung mehr als zwei Minuten in Anspruch nehmen würde.

Lege diesen Ordner an und nutze ihn! Viele E-Mails, die du normalerweise im Posteingang lassen würdest, gehören genau in diesen Ordner.

Schaue Ihn immer dann durch, wenn du etwas Leerlauf hast oder sich dort ein paar E-Mails angesammelt haben, die du dann geschlossen abarbeitest.

8. Verwende IMAP!

Ja es gibt sie noch: Menschen, die POP3 zum Abrufen ihrer E-Mails verwenden. Das weiß ich von meinen Kunden.

Heutzutage empfängt fast jeder seine E-Mails auf mindestens zwei Geräten. IMAP ist da eigentlich unverzichtbar, sollte man meinen. Viele Menschen nutzen dennoch POP3 und meistens endet das im Chaos.

Bei POP3 wird eine E-Mail vom Server abgerufen und dann dort gelöscht oder belassen. Wird sie gelöscht, so kann kein anderes Gerät diese E-Mail empfangen. Wird sie dort belassen, rufen auch die anderen Geräte die E-Mail ab. Aber: Es findet keine Synchronisation statt. Das heißt: Du musst die E-Mail auf jedem Gerät einzeln bearbeiten. Das ist nicht nur nervig, sondern kostet auch Zeit.

IMAP ist die bessere Wahl! Bei IMAP wird der Zustand der E-Mails synchronisiert. Sogar Unterordner liegen auf dem Server und werden von allen Geräten angezeigt. Liest du eine E-Mail auf dem iPhone, wird sie sofort auf allen anderen Geräten als gelesen angezeigt. Dasselbe gilt fürs Antworten, Löschen und Verschieben von E-Mails. Alle Geräte zeigen stets den exakt gleichen Stand an.

Damit stellst du sicher, dass du jede E-Mail wirklich nur ein einziges Mal anfasst.

Nun zu dir!

Welche Tricks für einen besseren Umgang mit E-Mails kennst du noch? Hinterlasse mir einen Kommentar!

Bild: AmberAvalona (pixabay.com)

4 Comments

  1. Hallo Finanzfisch,
    das Inbox-Zero-Prinzip nutze ich auch schon seit etlichen Jahren – ich bin über die mittlerweile eingestellte App „Mailbox“ darauf gestoßen worden. Als „Belohnung“ für den leeren Posteingang gab es immer ein schönes Bild des Tages – vergleichbar mit dem Teddy, der beim Teller der Kleinkinder zum Vorschein kommt, wenn der Brei komplett verputzt ist ;-)!
    Besonders gut an der App war die Möglichkeit über einen Fingerwisch entsprechende Aktionen (Archivieren, Löschen, auf einen bestimmten Zeitpunkt zu verschieben & Kategorisiert ablegen) auszuführen. Durch verschieden lange Wischgesten konnten diese vier Aktionen ausgelöst werden. Leider wurde die App vor rund einem Monat eingestellt und ich suche noch immer ein Pendant mit eben diesen vier (oder zumindest den ersten drei) Wischmöglichkeiten. Im Moment begnüge ich mich mit Google Inbox – da lässt sich das zwar auch alles irgendwie machen, aber nicht so genial mit Short- und Longswipes. Kennst Du eine Alternative?
    Ich finde einen leeren Posteingang auch mittlerweile den bestmöglichsten Zustand – ich bin immer schockiert, wenn ich bei meiner Frau die Zahl 586 sehe. Den Posteingang würde ich ungelesen löschen. Ich darf aber nicht ;-).

    Liebe Grüße
    Dummerchen

    1. Hallo Dummerchen,
      vielen Dank für deinen Kommentar.

      Bei meiner Freundin ist es auch so, wobei 586 da vermutlich zu tief gegriffen ist. Und was meinst du mit „Belohnung für den leeren Posteingang“? Das ist doch schon Belohnung genug ;-).

      Mailbox habe ich mir vor einer ganzen Weile angesehen. Hat mir optisch auch sehr gut gefallen. Schade, dass es eingestellt wurde.
      Ich bin aber nie wirklich von Apple Mail unter iOS und OS X weggekommen, da die Systemintegration verständlicher Weise am besten war.

      Für welche Plattform suchst du denn einen Ersatz?

      Unter OS X habe ich mir vor einer Weile auch mal Postbox angesehen. Das ist ein kommerzieller Klon von Mozilla Thunderbird. Daran hat mir besonders die Steuerung über die Tastatur gefallen. Man konnte E-Mails sortieren komplett ohne die Maus zu verwenden. Das fehlt mir bei Apple Mail ziemlich.

      Liebe Grüße
      der Finanzfisch

      1. 🙂 Gute Frage! Ich suche einen Ersatz für Android. Mailbox gab es ja sowohl für Android als auch für iOS und ich war unter beiden Plattformen sehr zufrieden damit.

        Lieben Gruß
        Dummerchen

        1. Ich habe mit AquaMail für Android gute Erfahrungen. Hier kann man auch verschiedene Wisch-Abstands-Gesten einstellen. Aus dem Stegreif für bis zu drei Aktionen pro Wisch-Richtung.

Kommentar verfassen