Getting Things Done: Mehr Zeit fürs Wesentliche

Your mind is for having ideas, not holding them.

David Allen

Dies ist der erste Teil einer vierteiligen Serie zum Thema Getting Things Done. Und es ist der erste Beitrag in der Kategorie Produktivität.

Getting Things Done (GTD) wurde von David Allen vor vielen Jahren entwickelt und ist mittlerweile ziemlich bekannt. Diese Methode ist eine Art, bzw. eine Philosophie, mit Aufgaben umzugehen. Ich selber nutze GTD mit einigen kleinen Abänderungen bereits seit über drei Jahren erfolgreich.

In diesem Beitrag geht es um die fünf Schritte, in die sich die Methode untergliedern lässt. Damit liefert dieser Beitrag die grundlegenden Informationen zu GTD. In Teil 2 wird es um Vorteile, in Teil 3 um Nachteile von Getting Things Done gehen. Im letzten Teil berichte ich über meine Implementierung von GTD in 2Do* und mein persönliches Fazit.

Die GTD Methode gliedert sich in fünf essentielle Schritte:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsehen
  5. Erledigen
Getting Things Done Flow Chart (Quelle: Wikipedia, Lizenz: cc-by-sa, René Weber)

Getting Things Done Flow Chart (Quelle: Wikipedia, Lizenz: cc-by-sa, René Weber)

Ich werde dir diese Schritte nun im Einzelnen erklären.

1. Erfassen

Die GTD-Methode sieht vor, dass du einen Eingangskorb hast, in den alles rein kommt, was irgendwie wichtig ist. Es kann auch mehre Eingänge geben (Post, E-Mails, Aufgaben), aber die Anzahl sollte möglichst niedrig sein. So behältst Du den Überblick.

Wie ich mit E-Mails umgehe, werde ich dir in einem anderen Beitrag erzählen. Hier geht es erstmal um die Idee der Eingänge. Du erfässt hier nämlich zunächst alles. Alles, was dir einfällt. Alles was an E-Mails aufgelaufen ist. Alles, was sonst so in irgendeinem Eingang liegt.

Da kommt ganz schön was zusammen. Und beim ersten Mal kann es durchaus einige Stunden dauern.

Es geht jedoch darum, einen Überblick über alle Sachen zu bekommen, die potentiell abgearbeitet werden müssen. Dabei geht es auch um Ideen in deinem Kopf: „Ich wollte schon immer mal …“, „Ich muss dringend daran denken, dass …“, „Ich habe ganz vergessen …“.

Schreibe das alles in dem Eingang deiner Todo-Liste nieder. Je mehr, desto besser. Hauptsache, alles was dir einfällt und was irgendwann mal relevant sein könnte, steht auf der Liste.

Wenn du damit fertig bist, geht es weiter mit Schritt 2.

2. Durcharbeiten

Du hast nun ein bis mehrere Eingänge voll mit unsortiertem Chaos. Jetzt geht es darum, alle Dinge in eine Struktur zu bringen, also Ordnung zu schaffen. Nur so kannst du dir sicher sein, dass nichts verloren geht.

Bei der Durcharbeitung wird jedes Ding einzeln betrachtet. Zu jeder Sache werden Fragen gestellt.

Frage 1: Was ist es?

Da wir alle Dinge erfassen, die uns einfallen, bzw. mit denen wir uns noch befassen müssen, kann das alles sein.

  • eine Aufgabe
  • eine Idee
  • ein Artikel, den du noch lesen willst
  • eine Rechnung, die du noch bezahlen musst
  • eine E-Mail, die noch nicht bearbeitet wurde

Damit schaffst du schonmal Klarheit darüber, was es ist und warum es im Eingang liegt. Basierend darauf kannst du die zweite Frage beantworten.

Frage 2: Kann man damit etwas tun?

Möglicherweise ist es nur irgendein Brief, der rein der Information gedient hat, aber längst nicht mehr wichtig ist. Oder eine uralte Aufgabe, die längst nicht mehr relevant ist. Oder irgendwas anderes, was sich nicht abarbeiten lässt. Die Antwort ist also Nein.

Bei Nein wandert das Ding direkt in den Müll. Oder auf eine Vielleicht/ Irgendwann Liste. Hauptsache es verschwindet aus dem Eingang und aus dem Blickfeld.

Wenn man aber doch etwas konkretes tun kann, also bei Ja, überlegt man zunächst, wie umfangreich das Ganze ist. Ist mehr als eine Aktion notwendig, um es zu erledigen? Dann ist es ein Projekt und kommt auf eine Projektliste. Dabei ist es egal, ob es fünf Tage oder eine Stunde dauern würde.

Wenn es aus genau einem Schritt besteht, muss die dritte Frage beantwortet werden.

Frage 3: Dauert es länger als 2 Minuten?

Wenn Nein: Erledige es direkt.

Die Idee dahinter ist, dass sich der ganze Organisationsaufwand und das Einordnen oder Delegieren dieser Aufgabe überhaupt nicht lohnt, wenn man es in 2 Minuten auch selber erledigen könnte.

Wenn Ja, dann hast du zwei Möglichkeiten. Du delegierst die Aufgabe an jemanden. Die Aufgabe wird dann in eine Liste Warten auf verschoben und möglicherweise mit einem Termin versehen, an dem du nachhaken musst.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, es selbst zu erledigen. Da es aber länger als 2 Minuten dauert, erledigst du es nicht sofort, sondern verschiebst es in die Liste Nächste Schritte wenn es bald angegangen werden soll. Wenn es aktuell noch nicht relevant ist, legst du es dir auf Termin und kümmerst dich später darum.

Wenn du mit dem zweiten Schritt fertig bist, sind deine Eingänge leer. Mache erst weiter, wenn das der Fall ist.

3. Organisieren

Alles, was es in die dritte Stufe geschafft hat, ist wichtig. Es geht nun darum, die ganzen Informationen so zu organisieren, so dass nichts verloren geht. Darüber hinaus soll es möglich werden, die Aufgaben herauszusuchen, die im jeweiligen Kontext relevant sind.

Es gibt Dinge, die nicht zeitlich relevant, sondern eher permanent und informativ sind. Dafür gibt es Checklisten. Checklisten kannst du für persönliche Ziele, Grundsätze oder deine Morgenroutine führen. Diese Listen sind dazu da, von Zeit zu Zeit betrachtet oder bearbeitet zu werden, haben in der Regel aber kein Fälligkeitsdatum.

Für Aufgaben, bzw. Dinge, die du erledigen kannst, gibt es weitere Unterteilungen.

Zum Einen musst du Dinge zeitlich einordnen können. Du musst Aufgaben auf Termin legen können und automatisch daran erinnert werden. Zum Glück gibt es mittlerweile viele Apps, die den GTD-Ansatz umsetzen oder sich zumindest dafür eignen.

Ich habe viele Jahre nach der perfekten App gesucht und bin nun auch endlich fündig geworden (nein, es ist nicht OmniFocus), aber darum geht es im letzten Teil dieser Serie.

Zum Anderen ist aber auch die Organisation nach Kontext notwendig. Viele Aufgaben werden einen bestimmten Bereich deines Lebens betreffen. Die Arbeit, das Haus und so weiter. Nicht jede Aufgabe wird sich jederzeit und an jedem Ort erledigen lassen.

Es hat sich eingebürgert, Kontexte mit einem @ zu beginnen: @Home, @Arbeit, @Telefon, @Irgendwo. Wie du siehst, kann auch das Telefon ein Kontext sein. Ich habe z.B. einen Kontext @Device, für Dinge, die ich jederzeit und an jedem Ort erledigen kann, solange ich meinen Laptop, mein iPad oder mein iPhone griffbereit habe.

Man kann Aufgaben auch nach der erwarteten Zeit, also 5min, 15min, 2h und so weiter kategorisieren. Dann kann man später, wenn man zu Hause gerade mal 5 Minuten Leerlauf hat, genau die Aufgabe erledigen, die da rein passt.

Des Weiteren kannst du auch die notwendige Energie für eine Aufgabe eintragen.

Manche Aufgaben sind echt hartnäckig und anstrengend. Mache sie lieber dann, wenn du ausgeruht und voller Energie bist. Manche Aufgaben sind echte „No-Brainer“. Erledige sie lieber dann, wenn deine Energie eher niedrig ist. Blog-Beiträge schreibe ich persönlich am liebsten morgens ab 5:30 Uhr oder am Wochenende. Nach der Arbeit bin ich meistens zu K.O.

Mit Kontexten kannst du immer die Aufgaben heraus filtern, die du im Jetzt und Hier angehen könntest. Denn es geht bei GTD nicht darum, Aufgaben immer auf den letzten Drücker, also am Tag der Fälligkeit zu erledigen. Es geht darum, sich auch andere Aufgaben herauszupicken, die zwar noch nicht fällig sind, sich aber dennoch bereits erledigen lassen.

Bist du mit der Organisation fertig, hast du ein klares Bild, was wann und wo getan werden kann und was deine nächsten Aktionen sind.

4. Durchsehen

Deine GTD-Sammlung durchzusehen und zu pflegen ist der wichtigste Schritt überhaupt. Okay. Jedenfalls nach Schritt 5 (Erledigen).

Es geht darum, Ordnung im System zu halten. Schließlich willst du deinem System bedingungslos vertrauen. Das geht nur, wenn es immer aktuell und vollständig gepflegt ist.

Daher solltest du diesen Schritt wöchentlich und bei Bedarf wiederholen.

  1. Im Wochenrückblick schaust du dir zunächst an, was du alles geschafft hast. Ein gutes Gefühl!
  2. Dann machst du einen Brain-Dump. Das heißt: Alles, was dir einfällt, kommt in den Eingang. Alles was an Zetteln noch lose rumfliegt, kommt ebenfalls in den Eingang.
  3. Danach wiederholst du im Prinzip Schritt 2 und 3: Durchsehen und Organisieren. Der Eingang ist nun wieder leer!
  4. Jetzt gehst du alle Aufgabenlisten durch. Wenn Aufgaben nicht mehr aktuell oder schon erledigt sind, lösche sie bzw. hake sie ab. Wenn Aufgaben fehlen, pflege sie nach.
  5. Mit den Projekten verfährst du ähnlich. Sind sie noch aktuell? Sind sie bereits erledigt? Fehlt etwas? Und: Enthalten sie noch eine nächste Aktion?
  6. Danach geht es der Warten auf Liste an den Kragen. Wurden Dinge erledigt und müssen noch abgehakt werden? Fehlt eine Rückmeldung? Muss ich irgendwo nachhaken?
  7. Wenn hier alles in Ordnung ist, kommen wir zur ominösen Irgendwann/Vielleicht Liste. Diese Liste ist eine Sammlung von Ideen und Dingen, die wir vielleicht, irgendwann oder vielleicht irgendwann mal angehen wollen.
    Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, diese Liste einmal durchzusehen. Möglicherweise gibt es hier Aufgaben oder Projekte, die du in der nächsten Woche angehen möchtest? Verschiebe sie dann in die entsprechende Liste.
  8. Last but not least: Schau in deinen Kalender. Haben sich aus den Meetings und Terminen der letzten Woche neue Aktionen ergeben? Was steht in der nächsten Woche an?

Je nach Routine und Umfang deines Systems, dauert die wöchentliche Pflege vermutlich so 15 Minuten bis eine Stunde.

Ich mache sie immer sonntags. Ganz gemütlich bei einem Kaffee. Ich habe mir natürlich eine wiederkehrende Aufgabe eingetragen, um es nicht zu vergessen. Mittlerweile ist es allerdings zu einem echten Ritual geworden.

Mit dieser Routine steht Schritt 5 nichts mehr im Weg.

5. Erledigen

Eigentlich Trivial. Schritt 1 bis 4 waren nur Mittel zum Zweck. Jetzt wird abgehakt. Aber wie geht man dabei vor?

Ganz einfach. Man priorisiert alle Aufgaben nach vier Kriterien in genau der Reihenfolge, die ich dir jetzt vorstelle:

  1. Kontext
  2. Zeit
  3. Energie
  4. Priorität

Du siehst, so eine abstrakte Prioritäts-Zahl (1-3), wenn du sowas überhaupt eingeführt hast (ich rate davon ab), kommt erst auf Platz 4. Allerdings sind natürlich alle Aufgaben von  höchster Priorität, die heute fällig sind.

Nun aber zu den Kriterien im Detail.

Kriterium 1: Kontext

Die Frage ist nicht, was du jetzt tun sollst, sondern, was du jetzt überhaupt tun kannst. Du filterst also schonmal alle Aufgaben heraus, die du im aktuellen Kontext überhaupt nicht erledigen kannst.

Somit verschwindet schon ein großer Teil der Aufgaben aus dem Blick und der Fokus geht zu denen, die wir im Hier überhaupt angehen könnten.

Kriterium 2: Zeit / verfügbare Zeit

Du hast noch 10 Minuten bis zum nächsten Termin? Dann macht eine Aufgabe, die 30 Minuten dauert wohl eher keinen Sinn.

Also verschwinden alle Aufgaben aus dem Fokus, die mehr als 10 Minuten benötigen. Du siehst jetzt nur noch Aufgaben, die du im Hier und Jetzt, innerhalb der verfügbaren Zeit, schaffen kannst. Das sind vermutlich deutlich weniger.

Kriterium 3: Energie / Verfügbare Energie

Direkt nach dem Mittagessen, Müdigkeit setzt ein. Jetzt diesen einen hartnäckigen Bug zu jagen, macht wohl wenig Sinn. Aber diese eine E-Mail wartet noch auf eine triviale Antwort und ich muss noch den nächsten Betriebsausflug planen.

Das sind Aufgaben, die man auch gut mit wenig Energie erledigen kann. Filtere also die Aufgaben heraus, die du mit deinem jetzigen Elan angehen kannst. Meist reichen dafür zwei Schlagworte viel Energie und wenig Energie. Oder auch Leicht und Schwierig.

Jetzt bleiben nur noch ein paar Aufgaben übrig.

Kriterium 4: Priorität

Solltest du jetzt noch immer ultra viele Aufgaben in der Liste sehen, macht es ggf. Sinn, diese mit Prioritäten von 1 – 3 zu versehen und weiter zu filtern. Ich nutze diese Möglichkeit eigentlich nie.

Allerdings arbeite ich natürlich bevorzugt die Aufgaben ab, die am jeweiligen Tag auch fällig sind (sofern sie nicht bereits erledigt sind). Das sind dann sozusagen die Prio 1 Aufgaben.

Quellen

Ausblick

Nachdem du nun einen Einblick in Getting Things Done erhalten hast, wird es im nächsten Teil dieser Serie um die Vorteile gehen, die dir GTD bietet. Danach werde ich auch die Nachteile dieses Ansatzes beleuchten.

Im letzten Teil der Serie werde ich auf meine Umsetzung der GTD-Methode eingehen und Tipps zur Verwendung von Getting Things Done geben.

Nun zu Dir!

Schreibe mir in einem Kommentar, wie du deine Aufgaben verwaltest!

Bild: Pexels.com

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