Bessere Remote-Meetings – So werden ortsunabhängige Meetings zum Erfolg

Egal ob Remote-Company, Freelancer oder ein Team, das zwangsläufig ins Homeoffice geschickt wurde – Meetings via Videotelefonie gehören heutzutage einfach dazu. Auch wenn wir viel asynchron via Slack oder andere Medien kommunizieren können, so muss sich manchmal doch einfach in die Augen schauen und am selben Tisch sitzen.

Egal ob Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, WebEx oder Apple Facetime. Jede Technologie ist nur so gut, wie diejenige, die sie einsetzt. Und auch über die technologischen Hürden hinaus gibt es einige Kniffe, die Remote-Meetings angenehmer und weitaus erfolgreicher machen können.

Ich habe die folgenden Tipps in die folgenden vier Bereiche gegliedert:

1. Allgemeine Tipps
2. Die visuelle Komponente
3. Hören und gehört werden
4. Zwischenmenschliche Tricks

Dabei spielen für mich die zwischenmenschlichen Tipps und Tricks fast die größte Rolle. Sie bauen aber gewissermaßen auf den anderen Aspekten auf und gelten weitgehend auch für jegliche andere Interaktion mit Mitmenschen.

Allgemeine Tipps

In diesem Abschnitt möchte ich auf ein paar allgemeine Grundlagen für jegliche Art von Meetings sowie auf die Basics für Remote-Meetings eingehen.

1. Ist das Meeting überhaupt notwendig?

Mach dir bewusst, dass jedes Meeting, das du einberufst, deine Kollegen aus ihrer sonstigen Arbeit reißt. In den meisten Fällen erfordern sie einen Kontext-Switch für alle beteiligten und werden nicht für alle Kollegen ideal liegen.

Daher ist es umso wichtiger, dass Sinn und Zweck des Meetings klar erkennbar ist und wir auf unnötige Meetings verzichten, damit unsere Kollegen maximal produktiv sein können.

Meetings sind immer dann notwendig, wenn die Interaktion aller beteiligten erforderlich ist, um zu einem Ergebnis zu kommen, sich jedoch keine asynchrone Kommunikation in Form von Chats oder Wiki-Seiten eignet. Das kann der Fall sein, wenn das Thema sehr komplex ist, zeitnah ein Ergebnis gefunden werden muss oder man ungestört im Team mit voller Konzentration an einem Thema arbeiten möchte.

Wenn es sich um eine reine Info-Veranstaltung handelt, sollte man überdenken, ob ein Meeting die richtige Wahl ist. Du kannst dir sicher sein, dass die Hälfte der Beteiligten nach kurzer Zeit gedanklich aussteigt und sich anderen Tätigkeiten widmet. Für das Verteilen von Informationen eignen sich Slack-Nachrichten, Wiki-Pages oder notfalls auch E-Mails gut. Wenn es Informationen in visueller und auditiver Form sind, kannst du auch ein Video aufzeichnen und über eure sonstigen Kanäle verteilen. Deine Kollegen können es dann sehen, wenn es ihnen am besten passt.

2. Agenda vorstellen und in das Meeting einleiten

Es gehört eigentlich zum guten Ton, wird aber oft vergessen: Der oder die Einladende oder der/die Moderator/-in sollten unbedingt klar machen, worum es bei dem Meeting geht. Das sollte idealerweise bereits in der Einladung stehen, damit die Kollegen überlegen können, ob die Teilnahme für sie wirklich sinnvoll ist. Darüber hinaus erlaubt dies eine bessere Vorbereitung der Beteiligten.

Am Anfang eines jeden Meetings sollten Erwartungen geklärt und alle Teilnehmer abgeholt sein. Mehr dazu auch beim Punkt “Checkin” im Abschnitt “Zwischenmenschliche Tricks”.

Eine gute Einleitung stellt sicher, dass alle Teilnehmer genau wissen, warum sie teilnehmen und was von ihnen erwartet wird. Man hat das Ziel vor Augen und arbeitet gemeinsam am Ergebnis.

3. Ergebnis zusammenfassen und keine offenen Enden lassen

Genau wie eine Einleitung gehört auch eine “Ausleitung” dazu. Hier bewährt es sich, am Ende eines Meetings noch mal kurz zusammenzufassen, was die Ergebnisse sind. Wenn aus dem Meeting Aufgaben herausgefallen sind, sollte klar sein, wer diese übernimmt und bis wann sie zu erledigen sind.

Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten sehen, dass das Meeting ein Ergebnis gebracht hat. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie motiviert sind, an weiteren Meetings teilzunehmen.

Auch Feedback am Ende oder im Nachgang einzuholen kann helfen, Teilnehmern das Gefühl zu geben, dass sie gehört und einbezogen werden. Mehr dazu auch im Abschnitt “Zwischenmenschliche Tricks” unter dem Punkt “Checkout”.

Idealerweise sind die Ergebnisse während des Meetings protokolliert worden oder es gibt Aufzeichnungen des Meetings. So können Interessierte später nachschauen oder -lesen, was besprochen wurde.

4. Stabiles und schnelles Internet

Selbstverständlich ist eine gute Internetverbindung das A und O. Je schneller Up- und Downstream sind, desto besser. Wichtig ist vor allem aber auch eine geringe Latenz. Satelliteninternet hat zum Beispiel viel zu hohe Latenzen um gut zu funktionieren.

Eine hohe Latenz bedeutet, dass es eine große Zeitverzögerung zwischen dem Sprechen und am Gehört-werden gibt. Je größer die Latenz oder der neudeutsch “Lag”, desto öfter werdet ihr das Gefühl haben, euch gegenseitig ins Wort zu fallen. Einfach, weil ihr gleichzeitig sprecht, es aber erst viel später hört. Es wird unmöglich, Sprechpausen abzupassen um selber einen Beitrag zu leisten und das Meeting wird einfach nur ätzend. Glaub es mir, habe es ausprobiert.

Abgesehen davon muss das Internet aber gar nicht so extrem gut sein. Theoretisch reichen 2–4 Mbps Downstream und 2 Mbps Upstream aus. ADSL kann also bereits ausreichen. LTE/4G reicht allemal und modernes VDSL sowieso.

5. Grundlegende Kenntnis über die eingesetzt Tools

Jedes Videochat-Tool hat seine Besonderheiten. Alle Beteiligten sollten das Tool gut genug kenne, um damit arbeiten zu können.

• Wie schalte ich mich stumm?
• Wie aktiviere ich die Kamera?
• Wo sehe ich, wer spricht?
• Wie teile ich meinen Bildschirm?
• Wie bediene ich die Chat-Funktion?
• Wie kann ich interagieren?

Auch sollten alle Beteiligten ihre Kamera, ihr Headset und Mikrofon richtig konfiguriert haben. Dazu später mehr.

Je besser ihr mit dem Tool eurer Wahl vertraut seid, desto weniger ist es eine Hürde in der Kommunikation, sondern unterstützt euch dabei.

6. Ganz oder garnicht

Entweder jeder sitzt an seinem Computer oder alle sitzen im Meetingraum. Alles dazwischen ist Murks, da es zwangsläufig zu einem Ungleichgewicht in der Präsenz-Wahrnehmung der Beteiligten führt.

Oft unterschätzt: die visuelle Komponente

Es ist erstaunlich, wie oft in Meetings die meisten oder gar alle Beteiligten ihre Kamera ausgeschaltet haben, wenn ein Einschalten der Kamera nicht explizit gewünscht wird. Obwohl wir im direkten Kontakt wahnsinnig viel aus dem Sehen unseres Gegenübers ablesen und die visuelle Komponente ein wichtiger Teil der Kommunikation ist, messen wir ihr in Videochats nur eine geringe Bedeutung bei.

1. Kameras immer an!

Bei meinem ersten Arbeitgeber hatten wir nichtmal Kameras. Als ich das erste Mal im Remote-Team gearbeitet habe, hatten wir die Kameras nur an, wenn wir mit neuen Menschen gesprochen haben, um sich wenigstens einmal zu sehen. 😀

In meiner jetzigen Firma haben wir eigentlich immer unsere Kameras an und der Unterschied ist gravierend. Das Zusammengehörigkeitsgefühl ist deutlich höher und man kann viel bessere abschätzen, ob das Gesagte verstanden wird oder ob es Fragen oder Widerspruch gibt.

Es ist verlockend, die Kamera auszuschalten, vielleicht weil wir aufs Duschen oder Make-up verzichtet haben oder heimlich nebenbei was anderes machen … Aber insbesondere letzteres sollten wir unterlassen.

Wenn alle Beteiligten nebenbei was anderes machen, sollte man sich das Meeting lieber sparen. Es ist ein Zeichen dafür, dass das Meeting nicht interessant und wahrscheinlich unnötig ist.

2. Die Kamera-Ausrichtung

Die Kamera immer anzuhaben ist der erste Schritt. Wichtig ist natürlich auch, dass sie nicht irgendwie, sondern idealerweise frontal auf das Gesicht ausgerichtet ist. Idealerweise befindet sie sich nah über oder direkt neben dem Bildschirm. Je geringer die Distanz zwischen Bildschirm und Kamera, desto einfacher ist es, den Teilnehmern direkt in die Augen zu schauen.

Grundsätzlich hat man immer irgendwie das Problem, dass es entweder so aussieht, als schaue man den Teilnehmern in die Augen oder man schaut ihnen wirklich in die Augen (nämlich auf den Bildschirm) 😀

Ich wechsle daher immer zwischen “Auf-den-Bildschirm-schauen” und “In-die-Kamera-schauen” ab.

3. Richtig ins Licht gesetzt.

Ohnehin ist es wichtig, dass dein Arbeitsplatz gutes Licht hat. Für Videokonferenzen ist das aber besonders wichtig, wenn du gesehen werden willst.

Achte darauf, dass das Licht eher von vorne kommt und dein Gesicht gut ausgeleuchtet ist. Bei Licht von Hinten leidet der Kontrast sehr und dein Gesicht wirkt dunkel. So wird es schwer, deine Gesichtsausdrücke ablesen zu können.

Hören und gehört werden

Noch wichtiger als der visuelle Aspekt ist natürlich, dass die akustische Kommunikation ungestört funktioniert. Das richtige Equipment ist dabei genauso wichtig wie die richtige Konfiguration und der richtige Umgang damit.

1. Echos vermeiden

Ob mit Headset und Mikrofon oder mit Richtmikrofon und einstellbarer Sensibilität. Wichtig ist, dass der Ton von anderen Teilnehmern nicht wieder von deinem Mikrofon erfasst wird.

Auch sollte es kein Echo geben, wenn du sprichst. Dies kann ein Problem sein, wenn dein Raum zu leer ist.

2. Umgebungsgeräusche vermeiden

Suche für Meetings nach Möglichkeit einen ruhigen Raum auf und schließe notfalls auch die Fenster und die Tür.

Sorge dafür, dass dein Mikrofon deine Sprache sauber aufnehmen kann. Es sollte nicht zu weit vom Mund und nicht zu nah dran sein. Auch sollte es nicht im Bart oder an der Kleidung rascheln.

3. Mikrofon stummschalten

Stelle darüber hinaus dein Mikrofon auf Stumm, wenn du gerade nicht sprichst. Dies gilt für alle Teilnehmer: Der Standard-Zustand deines Mikrofons sollt “Stumm” sein. Nur wenn du sprichst oder wenn es gerade eh nur geplaudert wird, solltest du dich nicht stumm schalten.

Konsequentes Stummschalten hat zwei entscheidende Vorteile:

1. Geräusche in deiner Umgebung sowie deine Atemgeräusche stören die anderen Teilnehmer nicht.
2. Die anderen Teilnehmer sehen, wenn du deine Stummschaltung aufhebst und wissen, dass du etwas sagen möchtest.

4. Die richtige Konfiguration

Jeder Laptop hat heutzutage ein integriertes Mikrofon. Auch manche stationäre Computer haben so etwas. Meistens hat aber das billigste externe Headset-Mikrofon einen besseren Klang.

Daher solltest du unbedingt sicherstellen, dass die richtigen Eingabe- und Ausgabegeräte für den Sound eingestellt sind. In den meisten Videokonferenz-Tools kannst du die Systemeinstellungen überschreiben. Ein beliebter Stolperstein.

Zwischenmenschliche Tipps und Tricks

In Meetings jeglicher Art is es wichtig, die Grundregeln des menschlichen Umgangs zu wahren, höflich zu sein und einander ausreden zu lassen. Diese und andere Aspekte werden aber gerade in verteilten Teams und in Remote-Meetings besonders wichtig.

Wenn man einander nur in Meetings sieht, ist es schwieriger, zwischenmenschliche Fauxpas im Alltag wieder auszugleichen. Wenn ich manche Menschen vielleicht nur aus Videokonferenzen kenne, fällt es mir schwer, ihr Verhalten richtig einzuordnen. Sind sie einfach sarkastisch, weil das ihre Art von Humor ist oder ist das ein unterschwelliger Angriff? Wie äußern sie ihre Zustimmung oder Ablehnung? Schwer zu sagen.

Eine Grundregel ist, immer das Beste anzunehmen und im Zweifel proaktiv das Gespräch zu suchen. Heißt: Wenn jemand eine Frage stellt, dann ist das wirklich eine Frage. Und wenn ich wiederholt das Gefühl habe, dass das eigentlich Rhetorik ist, frage ich nach.

1. Virtuelle Kaffeekränzchen

Darüber hinaus lohnt es sich, zwischenmenschliche Bindungen auch außerhalb von Meetings zu forcieren. Das geht z. B. mit regelmäßigen virtuellen Kaffeekränzchen mit einzelnen oder mehreren Kollegen. Derartige Treffen haben keine Agenda, sondern dienen dem entspannten Plaudern und Kennenlernen. Das was sonst in der Kaffeeküche passieren könnte.

2. Checkin-Runde

Es hat sich bewährt, am Anfang eines jeden Meetings eine schnelle Checkin-Runde zu machen. Hierbei kann jeder Teilnehmer kurz äußern, wie er oder sie sich fühlt, was sie gerade beschäftigt, was gerade so im Privatleben abgeht oder wie der emotionale Zustand ist. Auch kann man in dieser Runde Erwartungen an das Meeting äußern.

Da wir einander nicht den ganzen Tag, sondern nur in Meetings sehen, wissen wir nicht wirklich, was beim Anderen gerade abgeht. Kam der Kollege morgens völlig gehetzt ins Büro, er sich gerade nebenbei noch um die kranken Eltern kümmern muss? Ist die Kollegin gerade völlig gestresst, weil der Kindergarten wieder geschlossen hat und drei Kinder mit ihr im selben Raum sind? Ist ein Kollege gerade nicht voll bei der Sache, weil seine Beziehung in einer schwierigen Phase steckt? Oder ist eine Kollegin gerade abgelenkt, weil sie davor an einem total spannenden Thema gearbeitet hat und nicht ganz loslassen kann?

Diese und andere Kontext-Informationen helfen uns, unsere Mitmenschen besser zu verstehen und evtl. mehr Mitgefühl zu entwickeln. Es ist einfacher, nachsichtig mit Unaufmerksamkeit umzugehen, wenn ich weiß, dass jemand gerade eine schwierige Zeit hat.

Und auch die Erwartungen klar zu kommunizieren hilft, das zu bekommen, was man will.

Wichtig ist, dass solche Checkin-Runden wirklich schnell gehen. Mehr also 30–60 Sekunden sollte niemand reden und es sollte nicht zu einer Diskussion ausarten. So eine Runde hilft allen Beteiligten, im Meeting “anzukommen” und sie kann ggf. auch um eine kurze Vorstellung ergänzt werden, wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen.

Ich persönlich mag es, wenn die Teilnahme an dieser Runde optional ist, da nicht jeder Teilnehmer sich gut damit fühlt, derartige Informationen zu teilen.

3. Checkout-Runde

Anlog zur Checkin-Runde am Anfang ist auch ein Checkout am Ende sinnvoll. Diese Runde ist ebenfalls optional für die Beteiligten und sollte etwa dieselbe länge haben.

Teilnehmer haben hier die Chance, Highlights und Lowlights zu äußern, sich für die Moderation zu bedanken und Verbesserungsvorschläge zu äußern. Dies ist besonders wertvoll, da man so die Meetings kontinuierlich verbessern kann und der Checkout einen runden Abschluss bietet.

4. Kein Multitasking

In normalen Meetings ist es eigentlich unvorstellbar, dass beteiligte die ganze Zeit auf ihr Telefon starren, darauf herumtippen, E-Mails-Schreiben, Programmieren oder nebenbei Mittag kochen.

Und auch wenn es immer Ausnahmen geben kann, so sollte die Regel dennoch lauten: Kein Multitasking. Nichts ist ätzender, also ein Haufen Leute im Meeting, die eigentlich gedanklich ganz woanders sind. Das ist zum einen sehr respektlos und zum anderen ist ein suboptimales Ergebnis garantiert.

5. Raum geben

In Remote-Meetings kann es schwierig sein, zu Wort zu kommen. Insbesondere zurückhaltende und introvertierte Individuen haben es schwer, sich zu äußern, wenn Redebeitrag auf Redebeitrag folgt und man direkt von einem Thema zum anderen springt.

Teilnehmer mit einer höheren Latenz können hiermit ebenfalls Schwierigkeiten haben. Daher sollten Moderatoren sowie alle Teilnehmer/-innen darauf achten, dass alle Beteiligten zu Wort kommen können.

Übrigens, auch ein guter Tipp für Vor-Ort-Meetings.

Und auch der nächste Tipp kann hierbei helfen.

6. Alternative Moderationsformate ausprobieren

Meetings müssen nicht zwangsläufig immer heißen, dass alle in einem Raum sind und miteinander diskutieren. Gerade bei größeren Gruppen sind alternative Moderationsformate oft deutlich sinnvoller.

Wenn es eine klare Themenstellung geht, kann diese z. B. in Breakout-Rooms diskutiert und anschließend die Ergebnisse zusammengetragen werden. Auch “Silent-Meetings”, also Meetings bei denen ein Entwurf von etwas (z. B. einem Text oder einem Grafik-Design) schweigend mittels Kommentarfunktion annotiert wird, können eine interessant Alternative sein.

Mehr Inspiration kannst du auch in den Liberating Structures finden. Nicht alle sind für virtuelle Meetings geeignet, aber einige lassen sich durchaus auch in einem verteilten Setup nachbilden.

7. Dynamiken und Inklusion in virtuellen Meetings

Sei dir bewusst, welche Dynamiken es in Meetings und insbesondere in virtuellen Meetings geben kann. Das Bewusstsein hierfür zu schärfen wird dir helfen, kritische Situationen zu erkennen und dein Team aus diesen herauszunavigieren.

Ich kann dir hierzu diesen wirkliche spannenden aber leider englischsprachigen Artikel sehr ans Herz legen: Power Dynamics and Inclusion in Virtual Meetings

Fazit

Remote-Meetings sind super! Mit ein paar kleinen Kniffen kannst du aber noch viel mehr aus ihnen herausholen und beim nächsten Meeting glänzen.

Kennst du weitere Tipps für virtuelle Konferenzen? Immer her damit.

Hast du Lust mal etwas über das Thema zu “nerden” oder bist du auf der Suche nach einem Coach für dieses Thema? Sprich mich an oder vereinbare direkt einen Termin!