Trello: Stressfreies und effizientes Verwalten von Dingen

Lange Zeit habe ich Trello links liegen lassen. Neumodischer Kram. Das braucht doch kein Mensch? Ich verwalte meine Aufgaben und auch andere Dinge mit 2Do. Doch auch wenn 2Do die beste Aufgaben-App ist, die ich kenne, kam Anfang dieses Jahres der Punkt auf, an dem ich mich durch meine Aufgaben gestresst fühlte.

Ich erkannte, dass dies gar nicht mal so an der Menge der Aufgaben lag, sondern an der Tatsache, dass ich mir die meisten Aufgaben „auf Termin“ gelegt hatte.

Anders konnte ich 2Do auch nicht dazu bewegen, die Aufgaben ungefähr zum richtigen Zeitpunkt in der Heute-Liste anzuzeigen. Das führte aber oft dazu, dass ich Aufgaben manchmal an diesem Tag nicht geschafft habe, weil etwas dazwischen kam. In roter Schrift wiesen mich diese Aufgaben unerbittlich auf mein Versagen hin. Dass ich am selben Tag bereits 20 andere Aufgaben erledigt hatte war egal, da die erledigten Aufgaben sofort aus der Liste verschwanden.

Daher habe ich mir die Zeit genommen, meinen Umgang mit Aufgaben komplett zu überdenken. In diesem Zug bin ich dann auch auf Trello gestoßen.

Trello: Mehr als nur Aufgabenverwaltung

Trello ist eigentlich gar kein Tool zur Aufgabenverwaltung im klassischen Sinne. Abstrakt gesprochen hat man Boards, Listen und Karten. Ein Board besteht aus mehreren Listen (Spalten) und mehrere Karten können in einer Liste sein.

Auf Karten kann man kommentieren, Links und Anhänge hinzufügen, Labels vergeben, Fristen festlegen und andere Dinge tun. Allerdings muss eine Karte keine Aufgabe sein. Theoretisch könnte man damit auch Ideen, Wissensfetzen oder etwas ganz anderes Abbilden. Und mittlerweile tue ich das auch.

Außerdem gibt es noch so genannte Power-Ups, mit denen sich weitere Funktionen und Felder hinzu fügen lassen. Zum Beispiel wiederkehrende Karten.

Trello ist also extrem flexibel.

Mein Redaktionsplan ist in Trello

Früher war 2Do mein Tool für alles, selbst meinen Redaktionsplan habe ich darin verwaltet. Das war recht umständlich. Ich hatte Aufgaben für das Sammeln der Ideen, das Schreiben, das Korrigieren und das Veröffentlichen. Alle waren mit Terminen versehen. Ein Krampf. Außerdem hatte ich eine eigene Aufgabenliste als Backlog, also für Ideen, über die ich evtl. mal schreiben möchte.

In Trello habe ich jetzt ein eigenes Board für meinen Redaktionsplan. Es hat die folgenden Spalten:

• Ideas
• Scheduled
• Writing
• Reviewing
• Published
• Social Media / Done

Ziemlich selbsterklärend: Ideen sammeln ich in der ganz linken Spalte Ideas.

Sobald ich mich dazu entschlossen habe, eine Idee umzusetzen, wandert die Karte in Scheduled und bekommt ein Datum (das Veröffentlichungsdatum). Danach wandert sie irgendwie über das Board, so dass sie bis zum Veröffentlichungsdatum in Published landet. Anschließend folgt noch die Ankündigung über Social Media Kanäle und ich bin fertig.

Wie ich Aufgaben in Trello verwalte

Der Auslöser für die Trello-Arie war aber eigentlich etwas Anderes. Und zwar das Verlangen, meine Aufgaben angenehmer verwalten zu können. Am Anfang hatte ich versucht, ein Board pro Lebensbereich (Haushalt, Arbeit, Blog, Familie, Nebengewerbe …) zu haben. Jedes Board hatte dann z.B. Listen für ToDo und Done (und evtl. noch einige andere).

Das habe ich aber bereits nach wenigen Tagen wieder verworfen. Man hat da überhaupt keinen Überblick, übersieht Dinge und es macht keinen Spaß.

Letztendlich habe ich alles auf ein einziges Aufgaben-Board, ich nenne es „Taskboard“ zusammengedampft. Für unterschiedliche Lebensbereiche nutze ich einfach Labels. Schließlich bin ich nur ein Mensch. Ich bin die Resource, die sich um alle Arbeitspakete kümmern muss. Da macht es auch Sinn, nur ein Board zu haben. Dank Labels kann ich aber natürlich nach Bereichen filtern.

Listen auf meinem Taskboard

Mein Taskboard bildet im wesentlich die aktuelle Woche ab. Außerdem habe ich noch ein paar Extra-Spalten. Insgesamt habe ich 11 Spalten (von links nach rechts):

1. ToDo
2. Done
3. Montag
4. Dienstag
5. Mittwoch
6. Donnerstag
7. Freitag
8. Samstag
9. Sonntag
10. Nächste Woche
11. Später

Das klingt vielleicht nach viel, hat sich für mich aber sehr bewährt. Außerdem nutze ich das Power-Up Agile Tools, mit dem sich Punkte für Aufgaben vergeben lassen.

Der Taskboard-Workflow

Immer Sonntags plane ich die kommende Woche. Hierbei ziehe ich die Karten aus der Spalte Nächste Woche auf die Tage, an denen ich gedenke, sie zu erledigen. Dabei berücksichtige ich natürlich die Termin-Situation an diesen Tagen.

Außerdem ziehe ich Karten aus der Spalte Später in Nächste Woche, wenn ich mich bald darum kümmern möchte.

Und natürlich denke ich auch nach, welche Aufgaben ich noch erledigen möchte, für die es noch keine Karte gibt. Außerdem vergebe ich die Punkte mit dem Power-Up Agile Tools. Ein Punkt entspricht einem Pomodoro oder grob einer halben Stunde.

An jedem Tag ziehe ich dann den Inhalt der Tagesspalte in ToDo. Wenn ich Aufgaben erledigt habe, kommen sie in Done. Am Ende des Tages sehe ich dann, was ich geschafft habe. Anschließend wird die Done-Liste archiviert und ist so wieder leer für den nächsten Tag.

Neue Aufgaben, die mir kurzfristig in den Sinn kommen, landen erst mal in ToDo und werden dann in einer ruhigen Minute in die passende Spalte eingegliedert.

Vorteile dieser Struktur

Im Vergleich zu einer klassischen ToDo-Liste habe ich unter Anderem die folgenden Vorteile:

1. Ich sehe den Plan für eine ganze Woche
2. Ich sehe Aufgaben nicht erst, wenn sie fällig sind.
3. Es kommt selten (fast nie) vor, dass ich Fälligkeitstermine reiße.
4. Ich sehe die erledigte Arbeit
5. Die Struktur ist wesentlich flexibler.
6. Die Verwaltung der Aufgaben ist schneller und müheloser geworden.

Insgesamt hat sich Trello bei mir aktuell also als Task-Management-Tool bewährt.

Arbeitsläufe automatisieren dank API

Aber Trello kann noch mehr. Neben einer sehr guten Oberfläche für Benutzer punktet Trello auch mit einer sehr guten API (Application Programming Interface) für Entwickler. Über diese Schnittstelle lassen sich beispielsweise Karten anlegen, verschieben und archivieren.

Das habe ich mir zu Nutze gemacht und gängige Arbeitsabläufe einfach automatisiert.

Automatisierung des Taskboards

So werden beispielsweise nachts die Karten in der Spalte Done archiviert und der Inhalt der nächsten Tagesspalte in ToDo gezogen. Morgens finde ich dann alles für den nächsten Tag vor.

Außerdem erzeuge ich mit wiederkehrende Tasks ebenfalls automatisiert.

Automatisierung des Redaktionsplans

Die Planung meines Redaktionsplans habe ich ebenfalls teil-automatisiert. Sobald ich mich entschieden habe, worüber ich schreiben möchte, bringe ich die Karten, die für einen Artikel stehen in die richtige Reihenfolge.

Dann stoße ich ein Skript an und die Magie passiert:

• Karten bekommen automatisch ein Datum versehen (im Zwei-Wochen-Rhythmus).
• Sie werden in die Spalte Scheduled verschoben
• Eine Referenzkarte mit demselben Fälligkeitsdatum wird auf dem Taskboard in der Spalte Später angelegt.
• Die Karten auf den beiden Boards werden gegenseitig verlinkt.

Fazit zur Automatisierung

Natürlich könnte man das alles zwar auch manuell machen, aber es ist mühselig, langweilig und kostet viel Zeit. Und Fehler kann man auch noch machen.

Für mich war die Automatisierung mal wieder aus zwei Gesichtspunkten interessant.

1. Ich kann Dinge automatisieren.
2. Ich kann andere Technologien dafür einsetzen, und meine Erfahrungen als Softwareentwickler verbessern.

Abläufe automatisieren und Trello in andere Systeme einbinden zu können ist für mich einfach ein unschätzbarer Vorteil. Bei 2Do gab es diese Möglichkeiten leider nicht, und das hat mich oft geärgert.

Was ich an Trello gut finde

Insgesamt hätte ich nie gedacht, dass mir Trello so gut gefällt. Aber in der Tat bin ich mit dem Tool mega zufrieden und will nicht mehr darauf verzichten. Es erleichtert mir den Alltag ungemein.

Hier sind meine Pro-Argumente:

1. Es gibt Apps für meine Geräte: Für iPhone, iPad und Mac gibt es Apps und die sind auch ganz okay.
2. Trello ist kostenlos, wenn man maximal ein Power-Up pro Board aktiviert. Da ich die Automatisierung selbst programmiert habe, komme ich damit auch aus.
3. Es ist sehr flexibel: Neue Boards, Listen und Karten zu erstellen und wieder zu löschen geht in Sekundenschnelle.
4. Man kann mit anderen zusammen arbeiten.
5. Karten kann man mit vielen Informationen wie Links, Anhängen, Kommentaren, Checklisten, … anreichern. So kann man alle Informationen zu einem Thema / einer Aufgabe sammeln.
6. Die API und die damit einhergehende Integrierbarkeit in andere System / Anwendungen.

Was ich an Trello nicht mag

Aber wie immer gibt es auch ein paar Nachteile, die ich nicht unerwähnt lassen möchte.

1. Die Daten liegen in den USA. Laut Trello natürlich so sicher wie möglich, aber ohne Garantie. Das bedeutet: Ich muss gut aufpassen, welche Informationen in Trello landen und welche nicht. Sensible oder persönliche Daten, insbesondere von Dritten sind in Trello für mich Tabu.
2. Die Offline-Nutzung, gerade der Mac-App ist sehr eingeschränkt. Im Zug mal eine neue Aufgabe anlegen oder eine Karte verschieben? – Oft nicht möglich.
3. Ich bin von einem Anbieter abhängig. Wenn Trello morgen entscheidet, die Basisversion kostenpflichtig zu machen oder weiter einzuschränken, muss ich entweder zahlen oder mich nach einer neuen Lösung umsehen. Meine ganze Automatisierung ist dann erst mal hinfällig.

Fazit

Für den Moment bin ich mit Trello sehr zufrieden. Es bietet mir eine einfache Lösung für die Schmerzpunkte, die ich mit meiner vorherigen Art der Aufgabenverwaltung hatte.

Mit der Art und Weise, wie Trello funktioniert, bin ich sehr glücklich und kann jedem empfehlen, sich dieses Tool einmal genauer anzusehen.

Allerdings werde ich mich langfristig auch mal nach Alternativen umsehen, die wie Trello funktionieren, aber Self-hosted sind. Dann kann ich sie mir auf meinen eigenen Server packen und muss mir weniger Gedanken wegen des Datenschutzes machen.

Insgesamt bleibt Trello für mich aber eines der TOP-Tools, die ich jeden Tag nutze und die mir mein Leben wirklich enorm vereinfacht haben.

Welche Tools nutzt du und womit hast du gute Erfahrungen gemacht? Kennst du nützliche Trello-Features?