2Do: Aufgaben im Griff mit Getting Things Done

Ich habe dir GTD mit seinen Vor- und Nachteilen ja bereits vorgestellt.

Heute möchte ich daher auf meine Umsetzung von Getting Things Done unter Verwendung der App 2Do* eingehen. Die App gibt es für iOS, Mac und Android.

Todo-Apps sind schon fast die neuen „Hello World!“-Apps in den App-Stores. Ihre Funktionen reichen von „nicht vorhanden“ bis zur „Eier legenden Wollmilchsau“. Die Preise variieren entsprechend von „kostenlos“ bis „mehrere hundert Euro“.

In diesem Artikel geht es um das Warum und das Wie meiner Verwendung von 2Do.

Zahlreiche Todo-Anwendungen ausprobiert, nie richtig glücklich gewesen.

Ich habe die verschiedensten Apps und Anwendungen auf iPhone, iPad und Mac getestet und war nie wirklich zu frieden:

Die K.O.-Kriterien waren vielfältig. Von „zu teuer“ (OmniFocus) über „zu instabil“ (Wunderlist) bis hin zu „zu unflexibel“ (Things) oder aber einfach „keine ausreichende Weiterentwicklung“ (Things, The HitList), war alles vertreten.

Teilweise waren mir die Sync-Protokolle zu suspekt. Teilweise liefen die Anwendungen nicht stabil genug. Es gab Aufgaben-Verluste durch Sync-Konflikte. Teilweise gab es keine mobilen Anwendungen. Teilweise gab es nur mobile Anwendungen.

Einige Apps waren schlichtweg zu umständlich zu bedienen. Als Softwareentwickler lege ich sehr großen Wert darauf, dass ich alle Hauptfeatures über die Tastatur nutzen kann. Damit bin ich blitzschnell beim Anlegen neuer Aufgaben. Das Anlegen von Aufgaben muss für mich ein „No-Brainer“ sein.

Erst als ich auf 2Do gestoßen bin, hatte meine Suche ein Ende.

2Do: Ein echter Alles-Könner.

2Do auf dem iPhone
Heute-Ansicht auf dem iPhone

Die App gibt es sowohl für iOS als auch für Mac. Sie wird ständig weiter entwickelt und das User Interface bietet die Fülle von Features sowohl auf dem Mac, als auch auf dem iPhone, als auch auf dem iPad in einer vernünftigen Form an.

Aufgaben anzulegen geht auf allen Plattformen in wenigen Sekunden. Man kann zwar eine Menge eingeben, muss es aber nicht. Zu den Optionen zählen:

  • Betreff
  • Starzeit
  • Fälligkeitdatum
  • Schlagwörter
  • Notizen
  • Links, Telefonnummern, E-Mail-Adressen …
  • Orte
  • Dauer

Nach all diesen Dingen kann man filtern. Man kann sich an Orten automatisch erinnern lassen. Genau so zum Starzeitpunkt und zum Fälligkeitszeitpunkt. Man kann einfache Listen anlegen, Projekte, Checklisten und auch intelligente Listen.

Einfache Aufgaben sind genau so möglich wie wiederkehrende.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Sync-Optionen: CalDAV-Erinnerungen, Dropbox und Toodledo. Ich nutze Dropbox und es läuft extrem stabil und zuverlässig. Und alle Features werden unterstützt.

2Do Ansicht Mac
Ansicht auf dem Mac

Das Interface ist extrem hübsch und sehr flexibel. Und es ist super aufgeräumt. 2Do lässt sich extrem flexibel konfigurieren und anpassen. Aber: Es lässt sich auch „Out-of-the-Box“ vernünftig verwenden. Es gibt auch eine Option, um einen Eingang in GTD-Manier zu bekommen.

Darüber hinaus bietet es alle möglichen plattformspezifischen Features:

2Do unterstützt Force Touch auf dem iPhone
2Do unterstützt Force Touch auf dem iPhone
  • Integration in die iOS-Mitteilungszentrale
  • Integration in Safari
  • Quick-Add-Feature per Hotkey
  • Force Touch auf dem neuen iPhone 6

Eine vollständige Liste aller Features findest du auf der Seite des Herstellers. Updates kommen regelmäßig und haben die Anwendung bisher immer nur noch besser gemacht.

Preislich spielt die Anwendung im Mittelfeld. Aktuell kostet die App 7,99€ für iOS (iPhone und iPad zusammen) und 24,99€ für den Mac. Das klingt erst mal viel, ist es aber nicht, wenn man die App täglich nutzt und damit deutlich produktiver wird. Gemessen am Platzhirsch OmniFocus 2 ist das Paket ein echtes Schnäppchen.

Wie nutze ich 2Do?

Ich habe den GTD-Modus aktiviert. Dadurch ist meine erste Liste der Eingang. Diese Liste ist für neue Aufgaben standardmäßig ausgewählt. Man kann aber bereits beim Anlegen eine andere Liste auswählen.

Ich habe verschiedene Listen für verschiedene Bereiche meines Lebens: Job, Blog, Finanzen und so weiter. Darüber hinaus habe ich auch eine Liste für Ziele, die ich mittels Projekten unterteile in „Gesundheitliche Ziele“, „Finanzielle Ziele“, „Fachliche Ziele“ und „Persönliche Ziele“. Diese Liste ist von den intelligenten Listen und der Liste „Alle Aufgaben“ ausgeschlossen. Sie dient lediglich der Langzeit-Orientierung.

Ich nutze Schlagworte für verschiedene Bereiche. Für das Bloggen habe ich Schlagworte „Recherchieren“, „Schreiben“, „Korrigieren“ und „Veröffentlichen“. Außerdem habe ich auch Schlagworte für Personen und Kontexte. Ich nutze Orte, um mich automatisch zu Hause ans Blumen gießen erinnern zu lassen.

Für mich passt 2Do perfekt. Die Anwendung ist so flexibel, dass sie sich meinem Workflow perfekt anpasst, auch wenn ich teilweise etwas von der reinen GTD-Lehre abweiche. Ich nutze zum Beispiel das Fälligkeitsdatum sehr intensiv, um meine Aufgaben und Blog-Beiträge zeitlich zu organisieren.

Allerdings ziehe ich Aufgaben auch gerne mal vor, wenn ich Zeit habe. Das Key-Feature für mich ist, dass ich die Anwendung überall greifbar habe und Ideen einfach und schnell mal abladen kann.

Ideen schnell mal Abladen mit der Schnell-Eingabe-Maske
Ideen schnell mal abladen mit der Schnell-Eingabe-Maske

Meine Tipps für dich!

Halt dich fest, jetzt kommen vier Tipps für den erfolgreichen Umgang mit Aufgaben. 😉

1. Verwende genau eine App!

Die erfolgreiche Aufgabenverwaltung lebt und stirbt mit der Übersicht.

Wenn du auf jedem Gerät eine andere App verwendest und keine Synchronisation erfolgt, verlierst du schnell den Überblick. Es ist wie mit POP3 und den E-Mails.

Auch gar keine App zu verwenden halte ich für einen Fehler. Papier mag hier und da ja Vorteile haben. Aber wenn du mit vielen Daten jonglieren musst, verlierst du schnell den Überblick. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben auf dem Papier einfach nicht so flexibel anpassen und hin und her schieben wie beispielsweise in 2Do.

2. Habe dein GTD-System immer verfügbar!

Das Tolle an Getting Things Done bzw. einer funktionierenden Aufgabenverwaltung ist, dass man jederzeit neue Einfälle ablegen kann. Das funktioniert nur, wenn du das System immer greifbar hast.

Ob unterwegs, zu Hause, auf dem Klo. Am liebsten würde ich mein iPhone mit unter die Dusche nehmen. 😉

Die besten Einfälle kommen oft, wenn du es am wenigsten erwartest. Da ist es gut, sie direkt aufschreiben zu können.

3. Gehe nicht zu sehr ins Detail!

Am Anfang habe ich jedes Feature, das 2Do anbot, auch genutzt. Später habe ich dann gemerkt, dass die Fülle von Informationen in 2Do mir keinen Mehrwert geboten hat. Also habe ich sie wieder weggelassen.

Jede Information in deinem GTD-System sollte einzig und allein dem Zweck dienen, die Aufgabe im richtigen Moment auf dem Schirm zu haben. Und: Schnell mit ihr anfangen zu können. Nicht immer ist es dafür notwendig, alle möglichen Informationen wie Dauer, Ort und alle Schlagwörter zu hinterlegen.

Finde den goldenen Mittelweg, der für dich passt.

4. Sei nicht päpstlicher als der Papst!

Kritiker behaupten, dass GTD nur dann funktionieren kann, wenn man sich zu 100% an die reine GTD-Lehre nach David Allen richtet.

Mit Sicherheit kann das für den Anfang nicht schaden. Jedenfalls bekommst du so ein gutes Gefühl für das System. Irgendwann wirst du aber merken, dass du an einigen Stellen die Regeln brechen möchtest. Und das ist okay!

Jeder Mensch ist anders. Jeder Mensch benötigt einen individuellen Workflow. Du weißt am besten, was zu dir passt. Ich sehe GTD mehr als eine Idee, von der ich mir die Aspekte nehme, die mir gefallen und die mir helfen.

So lange es funktioniert, ist alles erlaubt!

Schlusswort

Und damit endet meine Serie zum Thema „Getting Things Done„. Ich freue mich, dass du bis hierhin gelesen hast und wünsche dir viel Erfolg beim Ausprobieren und Umsetzen.

Außerdem interessiere ich mich brennend dafür, welche Tipps und Tricks im Bereich Produktivität und Effizienz du auf Lager hast und freue mich über einen Kommentar von dir!

Bild: Pexels.com

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